Interne Meldestelle der MLUA Oranienburg e. V.

Hinweisgeber leisten einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen. Allerdings gab es in der Vergangenheit immer wieder Fälle, in denen sie infolge einer Meldung von Missständen beruflich benachteiligt wurden. Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist es, Hinweisgeber vor Benachteiligungen zu schützen und ihnen Rechtssicherheit zu geben. Ein weiteres Herzstück des HinSchG ist der bestmögliche Schutz ihrer Identität.

Die MLUA Oranienburg e. V. (MLUA) hat eine interne Meldestelle gem. HinSchG zur Entgegennahme von Hinweisen eingerichtet. Die Meldestelle erfüllt dabei die für sie jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen.

Die MLUA sichert einen verantwortungsvollen und sorgfältigen Umgang mit allen eingehenden Hinweisen zu, gewährleistet eine neutrale und objektive Behandlung und sorgsame Prüfung der etwaig erforderlichen Maßnahmen.

Im Folgenden wird erläutert, wer welche Sachverhalte melden kann, wie dies im Einzelnen erfolgt, welche Verfahrensschritte dabei vorgesehen sind und was nach einer Hinweisgebermeldung passiert und zu beachten ist.

 

 

1. Rechtliche Grundlagen

2. Hinweisgebende Personen

3. Inhalt der Hinweisgebermeldungen

4. Interne Meldestelle, Kommunikation

5. Vertraulichkeit

6. Unparteiisches Handeln

7. Verarbeitung der Hinweisgebermeldung und Folgemaßnahmen

8. Maßregelungsschutz

 

1. Rechtliche Grundlagen

Am 2. Juni 2023 ist das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz) im Bundesgesetzblatt Teil I verkündet worden. Ziel des Gesetzes ist, dass hinweisgebende Personen, sogenannte Whistleblower, einfacher und ohne Angst vor Repressalien auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden aufmerksam machen können.

Das HinSchG setzt die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Hinweisgeberrichtlinie) in deutsches Recht um.

 

2. Hinweisgebende Personen

Hinweise können von sämtlichen Beschäftigten der MLUA und Dritten Personen (wie bspw. Geschäftspartnern) gemeldet werden (nachfolgend: „hinweisgebende Personen“). Die Hinweise müssen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit erlangt worden sein.

Der Begriff des "Zusammenhangs mit der beruflichen Tätigkeit" ist weit zu verstehen und unter Berücksichtigung aller relevanten Umstände zu betrachten. Dabei ist nicht bloß auf das formale Arbeits- oder Dienstverhältnis abzustellen. Er umfasst zum Beispiel auch Tätigkeiten von Arbeitnehmervertretungen. Ein Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit ist anzunehmen, wenn laufende oder auch frühere berufliche Tätigkeiten betroffen sind und sich eine hinweisgebende Person Repressalien ausgesetzt sehen könnte, wenn sie erlangte Informationen über Verstöße meldet. Damit soll ein möglichst breiter Kreis von Personen geschützt werden, der aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit, unabhängig von der Art dieser Tätigkeit sowie davon, ob diese vergütet wird oder nicht, Zugang zu Informationen über Verstöße hat.

Informationen über Verstöße können an die interne Meldestelle der MLUA oder an die externen Meldestellen des Bundes gemeldet werden. Die entsprechenden Einstiegsseiten für beide Arten von Meldungen finden Sie am Ende dieser Seite. Bitte prüfen Sie vor Abgabe einer externen Meldung, ob und welche externe Meldestelle des Bundes zuständig ist (Zuständigkeit der externen Meldestellen des Bundes). Grundsätzlich besteht jedoch eine Wahlfreiheit, welcher Meldekanal (intern oder extern) verwendet wird. Wir ermutigen jedoch alle Beschäftigten der MLUA und Dritter Personen unter der Voraussetzung, dass intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind, zunächst die interne Meldestelle der MLUA zu nutzen. Sollte einem intern gemeldeten Verstoß nach Ablauf der in § 17 Abs. 2 HinSchG genannten zeitlichen Frist nicht abgeholfen werden, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Zu den hinweisgebenden Personen können neben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auch weitere Personengruppen gehören (vgl. § 3 Abs. 8 HinSchG).

Es können auch Personen Verstöße melden, deren Arbeitsverhältnis zwischenzeitlich beendet wurde. Gleiches gilt für hinweisgebende Personen, die sich in einem Bewerbungsverfahren befinden oder deren Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat und die während des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen Informationen über Verstöße erlangt haben.

 

 

3. Inhalt der Hinweisgebermeldungen

Gemeldet werden können und sollen alle Sachverhalte, die gegen spezifische Rechtsakte der Union, gegen deutsches Strafrecht sowie bestimmte deutsche Bußgeldverstöße verstoßen.

Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bei dem Beschäftigungsgeber, bei dem die hinweisgebende Person tätig ist oder war, oder bei einer anderen Stelle, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht oder stand, bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

Das HinSchG gewährt den hinweisgebenden Personen einen Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen durch die Meldung von Verstößen drohen könnten (siehe auch Maßregelungsschutz unter Punkt 8), soweit der sachliche Anwendungsbereich nach § 2 des HinSchG eröffnet ist.

 

4. Interne Meldestelle, Kommunikation

Die interne Meldestelle wird durch die MLUA besetzt. Folgende Beschäftigte sind hierfür vorgesehen:

1. Frau Claudia Dageförde

2. Herr Oliver Baumgartl (Vertretung)

Sollte sich der Hinweis persönlich gegen eine der beiden genannten Beschäftigten richten oder sind sie Gegenstand einer Meldung, empfehlen wir die Nutzung der externen Meldestellen.

Die interne Meldestelle betreibt einen Meldekanal in Form eines webbasierten Meldesystems namens Trusty. Dieser Meldekanal kann von allen Beschäftigten der MLUA und Dritter Personen für die Einreichung von Hinweisen genutzt werden.

Bei der Einreichung einer Meldung können die meldenden Personen anonym bleiben, wenn sie ihre Identität nicht preisgeben wollen. Der Anbieter des webbasierten Meldesystems, die Trusty AG, garantiert die technische Anonymität der meldenden Personen und stellt sicher, dass ihre Identität mit technischen Mitteln nicht zurückverfolgt werden kann. Die Datenbank ist verschlüsselt und wird auf virtuellen Servern in Hochsicherheitsrechenzentren in der EU gehostet.

Weiter Informationen über Trusty AG können hier abgerufen werden.

Hat die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit angegeben und sich mit der Kontaktaufnahme einverstanden erklärt, besteht die Möglichkeit für Rückfragen und Rücksprachen im Hinblick auf den gemeldeten Sachverhalt sowie den Bearbeitungsstand der Hinweisgebermeldung.

 

5. Vertraulichkeit

Die vertrauliche Behandlung aller Hinweise und Daten an die Meldestelle wird sichergestellt. Dies betrifft insbesondere die Identität und die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie der von dem Hinweis betroffenen Person(en).

Nur einzelne, zuvor festgelegte, befugte Personen haben Zugriff auf eingehende Hinweisgebermeldungen und Informationen über die Bearbeitung der Hinweisgebermeldung (Fr. Dageförde und Hr. Baumgartl). Die gemeldeten Daten werden nicht ohne Zustimmung proaktiv Dritten mitgeteilt und sind vor dem Zugriff durch nicht befugte Personen geschützt.

Personenbezogene Daten der hinweisgebenden sowie der betroffenen Personen können trotz der Wahrung einer vereinbarten Vertraulichkeit in Ausnahmesituationen zur Kenntnis von Behörden, Gerichten oder Dritter gelangen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Offenlegung dieser Informationen für die MLUA verpflichtend ist, wie beispielsweise im Rahmen einer behördlichen Untersuchung (wie eines Ermittlungsverfahrens) oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Außerdem müssen die gemeldeten Informationen unter bestimmten Voraussetzungen auch gegenüber der durch die Hinweisgebermeldung betroffenen Personen offengelegt werden.

In diesen Fällen der Offenlegung der gemeldeten Informationen wird die hinweisgebende Person - insoweit ihre Identität und / oder Kontaktmöglichkeiten bekannt sind - über die Offenlegung und die Gründe hierfür unterrichtet, bevor die Offenlegung gegenüber Dritten erfolgt. Diese Mitteilung unterbleibt nur dann, wenn diese die behördliche Untersuchung gefährden würde.

Es besteht zudem die Möglichkeit für Hinweisgebende Personen, Hinweisgebermeldungen anonym vorzunehmen.

 

6. Unparteiisches Handeln

Sämtliche mit der Hinweisgebermeldung beziehungsweise mit der Aufklärung des Sachverhalts vertrauten Personen handeln bei der Bearbeitung der Hinweisgebermeldung unparteiisch, unabhängig und unbeeinflusst und sind an Weisungen betreffend ihre Tätigkeit in Zusammenhang mit der Hinweisgeberstelle nicht gebunden.

 

7. Verarbeitung der Hinweisgebermeldung und Folgemaßnahmen

Nachdem die Hinweisgebermeldung eingegangen ist, wird sie aufgenommen und weiterverarbeitet.

Falls geboten, werden nach Prüfung der Hinweisgebermeldung Folgemaßnahmen (Präventions- und Abhilfemaßnahmen) eingeleitet.

Der Prozess nach Eingang einer Hinweisgebermeldung sieht - vorbehaltlich anderer / weiterer im Einzelfall anwendbarer gesetzlicher Regelungen - üblicherweise die folgenden Schritte vor:

1. Eingangsbestätigung

Die hinweisgebende Person erhält unverzüglich, spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Eingang Ihrer Hinweisgebermeldung eine Eingangsbestätigung. Werden durch die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Hinweisgebermeldung keine Kontaktmöglichkeiten genannt, so kann die Eingangsbestätigung nicht erfolgen.

2. Filterung und Steuerung, Bericht

Nach Eingang der Hinweisgebermeldung prüft die interne Meldestelle den gemeldeten Sachverhalt auf Grundlage der mitgeteilten Tatsachen zunächst auf Stichhaltigkeit und Glaubhaftigkeit.

Eine Weiterbearbeitung des eingegangenen, glaubhaften und stichhaltigen Hinweises (anonyme Weiterleitung des Sachverhalts an die zuständigen Stellen der MLUA, Aufklärung des Sachverhalts, Ergreifen von Folgemaßnahmen) erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgesehen und / oder rechtlich zulässig ist.

Nicht schlüssige, nicht nachvollziehbare, nicht stichhaltige oder unglaubhafte Hinweisgebermeldungen werden inhaltlich nicht weiterbearbeitet (sog. grundlose Hinweisgebermeldungen). Die hinweisgebende Person wird, sofern möglich, über die unterlassene weitere Bearbeitung ihres Hinweises informiert.

Erfolgt eine Weiterbearbeitung, wird ein Bericht über die Hinweisgebermeldung in anonymisierter Form, der alle relevanten und datenschutzrechtlich zulässigen Informationen der Hinweisgebermeldung enthält, erstellt und an die zuständigen Stellen der MLUA weitergeleitet.

Die zuständigen Stellen der MLUA sind ab diesem Zeitpunkt für die weitere rechtskonforme und vertrauliche Bearbeitung der Hinweisgebermeldung zuständig.

Die weitere Behandlung der Hinweisgebermeldung sowie alle weiteren Maßnahmen, welche die Hinweisgebermeldung betreffen, erfolgen unter Achtung des Vertraulichkeitsgebots durch jede mit einer Hinweisgebermeldung befassten Person und Stelle. Die zuständigen Stellen der MLUA sind den Mitarbeitern der internen Meldestelle bzgl. Bearbeitungsstand auskunftspflichtig.

Insoweit der Bericht der Hinweisgebermeldung oder auch einzelne Informationen aus diesem an andere Beschäftigte der MLUA oder auch Dritte weitergeleitet werden soll (beispielsweise zur Durchführung von Folgemaßnahmen), ist die Rechtmäßigkeit und Zulässigkeit dieser Informationsweitergabe vorab rechtlich zu prüfen und eine ggfs. gewünschte vertrauliche Behandlung durch die interne Meldestelle soweit wie möglich sicherzustellen. Insbesondere sind die Personen, die von diesen Daten Kenntnis erlangen dürfen, sowie der Prozess der beabsichtigten Datenverarbeitung vorab zu definieren. Alle adressierten Personen sind auf ein Vertraulichkeitsgebot ausdrücklich hinzuweisen und verpflichten sich zur Wahrung desselben.

3. Folgemaßnahmen

Die zuständigen Stellen der MLUA prüfen im Rahmen der Hinweisbearbeitung, welche Folgemaßnahmen ergriffen werden können und müssen. Zu den möglichen Folgemaßnahmen wird auf § 18 HinSchG wird verwiesen.

4. Abschließende Rückmeldung

Sofern die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit mitgeteilt hat, erhält sie spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Hinweisgebermeldung eine Rückmeldung, welche Folgemaßnahmen in Hinblick auf ihren Hinweis geplant sind oder ergriffen wurden.

5. Datenschutz

Die Nutzung der Hinweisgebermeldestelle ist freiwillig. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere im Hinblick auf die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie von der Hinweisgebermeldung betroffener Personen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Auf die erweiterte Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten nach § 10 HinSchG wird hingewiesen.

Bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die interne Meldestelle der MLUA sind geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person implementiert (vgl. § 22 Absatz 2 Satz 2 BDSG).

Die Datenschutzerklärung des Anbieters des webbasierten Meldesystems, die Trusty AG, kann hier abgerufen werden.

Ergänzende Informationen zur Datenschutzerklärung der internen Meldestelle der MLUA können hier abgerufen werden. Im Übrigen wird auf die allgemeine Datenschutzerklärung der MLUA verwiesen.

 

8. Maßregelungsschutz

Hinweisgebende Personen, die einen Verdacht über einen melderelevanten Sachverhalt melden, werden geschützt. Sie dürfen und sie werden nicht wegen ihrer Hinweisgebermeldung gemaßregelt.

Hinweisgebende Personen haben also keine nachteiligen Folgen strafrechtlicher, zivilrechtlicher oder arbeitsrechtlicher Art zu befürchten. Dies gilt auch, insoweit sich ein Hinweis nachträglich als unberechtigt erweist.

Allerdings gilt dies nicht, wenn hinweisgebende Personen bewusst und vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahre Hinweise melden. In diesem Fall behält sich die MLUA zivilrechtliche, arbeitsrechtliche sowie strafrechtliche Konsequenzen im rechtlich zulässigen Rahmen gegen die bewusst falsch meldende Person vor.

 

Interne Meldestelle der MLUA

Externe Meldestelle des Bundes